Politique

 

de confidentialité

  1. Définitions
  2. Photographies et enregistrements
  3. Obligation de confidentialité
  4. Collecte et usage des renseignements confidentiels
  5. Témoins et technologies similaires
  6. Gestion des renseignements confidentiels
  7. Conservation des renseignements confidentiels
  8. Destruction des renseignements confidentiels
  9. Divulgation de renseignements confidentiels à un tiers
  10. Communication de renseignements confidentiels à la personne concernée
  11. Manquement à l'obligation de confidentialité
  12. Recours
  13. Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

1. Définitions

« Événement »

Tout événement que La Butte gère, organise ou participe. 

« Formulaire de signalement »

Le formulaire est mis à la disposition du Personnel et des Participants afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.

« Incident de confidentialité »

Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

«  Participant »

Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à La Butte en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.

« Personnel »

Toute personne qui travaille pour La Butte moyennant rémunération, ainsi que toutes personnes non rémunérées (conseil d’administration, bénévoles, stagiaires).

« Publication »

Toute publication produite par La Butte ou à laquelle La Butte contribue, sous quelque forme que ce soit (verbale, écrite, audio, vidéo, informatisée ou autre).

« Registre des incidents de confidentialité »

L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

« Risque sérieux de préjudices »

Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. À titre d’exemple, il pourrait s’agir de : vol de données, usurpation d’identité, dommage à la réputation ou aux relations, etc. (Voir Annexe D pour plus de précisions)

« Renseignement confidentiel »

Tout renseignement fourni ou communiqué à La Butte sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne un Participant ou le Personnel et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un Participant potentiel, son genre et toute information concernant les enjeux de santé qui peuvent nécessiter une intervention au niveau de la gestion des risques :

« Renseignement non confidentiel »

  • Les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels;
  • Les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu;
  • Les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

« Service ou activité »

Tout service que La Butte rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.

2. Photographies et enregistrements

Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non, dans le cadre des Événements, des services ou des activités de La Butte. Les formulaires d’adhésion comme membres jeunes offrent au Participant ce choix. Un formulaire de consentement à des photos et des enregistrements est également disponible et sera utilisé par le Personnel en cas de besoin.

3. Obligation de confidentialité

3.1 Le Personnel est tenu de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer ses fonctions ou d’exécuter ses mandats auprès de La Butte.;

3.2 L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation du Personnel avec La Butte et continue à s’appliquer à la fin de cette relation.

4. Collecte et usage des renseignements confidentiels

4.1 La Butte peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant le Personnel. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

  • Maintenir les coordonnées à jour (par exemple le contrat de travail);
  • Documenter des situations de travail (par exemple les données sur l’ancienneté) ou de bénévolat (par exemple en lien avec le système de membres adultes);
  • Permettre, dans le cas du Personnel rémunéré, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi et qui nécessite un lien avec une tierce instance qui a l’autorité et les compétences pour gérer des renseignements personnels (Service de production des paies, Rapport de mission d’examen, Registraire des entreprises du Québec, Programme de soutien aux organismes communautaires, Régie intermunicipale de police Richelieu Saint-Laurent, etc.).

4.2 La Butte peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participants (par exemple le système de membres jeunes). La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à La Butte de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service.

4.3 La Butte peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.

4.4 Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise. 

5. Témoins et technologies similaires

Le site Web de La Butte peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Internet et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l'historique de recherche lié à la session pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur. Il est important de savoir que, l'activation de l'option témoins peut, selon la configuration choisie, permettre à d'autres serveurs d'installer des témoins sur votre système. Vous pouvez définir les paramètres de votre navigateur pour qu'il vous informe de la présence de témoins, vous laissant ainsi la possibilité de les accepter ou non.

Veuillez noter que notre site Web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site Web et La Butte n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

Types de fichiers témoins et leur utilité

Nécessaires

Les témoins nécessaires contribuent à rendre un site Web utilisable en activant des fonctions de base telles que la navigation dans les pages et l'accès aux zones sécurisées du site Web. Le site Web ne peut pas fonctionner correctement sans ces témoins.

On y retrouve entre autres les témoins servant à l’outil de gestion des cookies permettant à celui-ci de garder en mémoire si vous avez accepté ou non les témoins.

C’est aussi la catégorie qui permet au site Web d’afficher les bonnes polices de caractère.

Préférences

Les témoins de préférence permettent à un site Web de mémoriser des informations qui modifient le comportement ou l'apparence du site, comme votre langue préférée ou la région dans laquelle vous vous trouvez.

Statistiques

Les témoins statistiques aident les propriétaires de sites Web à comprendre comment les visiteurs interagissent avec les sites Web en collectant et en signalant des informations de manière anonyme.

Nous y retrouvons les témoins de Google Analytics permettant l’analyse des comportements des utilisateurs Web, ainsi que les témoins de Facebook Pixel et de LinkedIn.

Il permet également aux vidéos importées de YouTube ou Viméo de fonctionner adéquatement.

Marketing

Les témoins marketing sont utilisés pour suivre les visiteurs sur les sites Web. L'intention est d'afficher des publicités pertinentes et attrayantes pour l'utilisateur individuel et donc plus intéressantes pour les éditeurs et les annonceurs tiers.

 

6. GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

5.1 La personne qui occupe le poste à la direction générale est responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction générale peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit. Sur le principal site web de La Butte doit être indiqué, sous le titre de la direction générale, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre. 

La direction générale s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.

5.2 Sous réserve de l’article 5.3, la direction générale est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient La Butte. Les autres membres du Personnel sont autorisés à consulter les renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

5.3 Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

5.4 Lorsqu’un membre du Personnel ou un Participant constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la direction générale ou la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre des incidents de confidentialité. Le Personnel ou le Participant doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction générale. Les informations sur un incident de confidentialité doivent être conservées au Registre pour une période de cinq ans. 

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

  • Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si l’information et les données ciblées sont inconnues, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description;
  • Une brève description des circonstances de l’incident;
  • La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou approximation si l’information n’est pas connue);
  • La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident;
  • Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou approximation si l’information n’est pas connue).

5.5 La direction générale juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versés au Registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction générale avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

7. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

6.1 Le Personnel ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :

  • S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé;
  • S’assurer que le Registre des incidents de confidentialité, ainsi que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient protégés physiquement et par des mots de passe;
  • Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

6.2 Lorsqu’un membre du Personnel peut également, à certains égards, être qualifié de Participant, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément (par exemple un membre du Personnel qui est aussi enregistré comme un membre adulte).

6.3 Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de La Butte.

8. Destruction des renseignements confidentiels

7.1 Contrairement aux informations visées par l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été complété (par exemple par un service, une activité, un contrat de travail, etc.), à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées. Les informations sur les renseignements personnels concernant les Participants sont détruites dès que le membre jeune atteint 18 ans.

7.2 Les dossiers concernant tous les membres du Personnel (par exemple les T4, les coordonnées du Personnel) sont conservés par La Butte durant 6 ans maximum.

9. DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS

8.1 Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

8.2 Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.

8.3 Tel que permis par la loi, La Butte peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle du Personnel. Il peut s’agir de toute réclamation ou poursuite intentée contre La Butte ou le Personnel, par ou de la part d’un Participant ou d’un membre du Personnel, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un Participant ou d’un membre du Personnel.

10. COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE

9.1 Sous réserve de l’article 9.2, les Participants et membres du Personnel ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que La Butte a reçus, recueillis et conservés à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

9.2 La Butte doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.

9.3 Une demande d’un Participant ou d’un membre du Personnel en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

11. MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

10.1 Un membre du Personnel manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

  • Communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès;
  • Discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur de La Butte, alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre;
  • Laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir;
  • Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.

10.2 Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures administratives appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec La Butte, seront prises à l’égard de la partie contrevenante. Des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

12. RECOURS

11.1 S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de La Butte, ou auprès du comité exécutif ou du conseil d’administration de La Butte, si la plainte concerne la direction générale.

11.2 Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de La Butte d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.

13. COORDONNÉES DE LA PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Martin Renaud
Directeur général
Maison des jeunes La Butte

132, Montée des Trinitaires
Saint-Basile-le-Grand, Qc
J3N 1C3

450 461-8067
438 393-1419
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Droit à l'oubli

Pour exercer votre droit d’opposition et de retrait de vos renseignements personnels dans nos bases de données, nous vous invitons à remplir le formulaire ci-bas.

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Veuillez entrer un courriel valide.

Donnée Invalide

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SVP, démontrez que vous êtes humain.